الشرو ط والضوابط العامة

1. أن تتفق جميع المشاركات مع المبادئ والقيم والأحكام الإسلامية.
2. أن تتفق جميع المشاركات مع الأنظمة والتقاليد المعمول بها بالمملكة العربية السعودية.
3. ألا يتعارض محتوى المادة المقدمة في المشاركة مع أي من أهداف جامعة الملك عبد العزيز ووزارة التعليم وغاياتها.
4. أن يكون المشارك الرئيس من طلبة جامعة الملك عبد العزيز المقيَّدين للعام الجامعي الحالي (2022-2023) في مرحلة الدبلوم، أو البكالوريوس، أو الماجستير، أو الدكتوراه أو من خريجي الفصل الدراسي الثاني أو الصيفي للعام الدراسي المنصرم (2021-2022).
5. أن يتعهد المشارك الرئيس بصحة أسماء وبيانات جميع المشاركين بالعمل وموافقتهم على المشاركة بالعمل في الملتقى، وكذلك بيانات المشرف أو المشرفين على المشاركة من أعضاء هيئة التدريس وأن يكون مسؤولاً عن أي بيانات خاطئة أو غير حقيقية.
6. أن يكون موضوع المشاركة المقدمة ضمن محاور الملتقى ومجالاته .
7. أن يتم التقيد بشروط وضوابط التقديم الخاصة بكل مجال من مجالات الملتقى.
8. أن تكون المشاركة المقدمة من فكر وعمل الطالب أو الطلبة الذين تقدموا بها، وأن تخلو مما قد يخل بالأمانة العلمية أو الحقوق الفكرية للآخرين.
9. ألا تكون المشاركة المقدمة قد تم نشرها أو قبلت للنشر في أي مجلة علمية أو في مؤتمر سابق داخل المملكة أو خارجها ويستثنى من ذلك المشاركات التي تمت في الملتقيات والمؤتمرات العلمية بكليات الجامعة ومعاهدها وكذلك المشاركات المقدمة لجائزة التميز في النشر العلمي.
10. أن تكون مشاركات مجال الأبحاث العلمية مقدمة في المجال الذي تتبعه الكلية التي ينتمي لها الباحث الرئيس بغض النظر عن الكليات التي ينتمي لها الباحثون المشاركون، ولن يتم قبول أي مشاركة في مجال لا يتضمن الكلية التي ينتمي لها الباحث الرئيس.
11. بالنسبة للمشاركات المقدمة لمجال الأبحاث العلمية لا يمكن للطالب المشاركة بأكثر من مشاركتين اثنتين في المجال الواحد سواء كان باحثاً رئيساً أو مشاركاً.
12. الحد الأقصى للباحثين في المشاركة الواحدة هو ستة طلبة والحد الأقصى للمشرفين هو مشرفان.
13. يقتصر تواصل اللجنة العلمية للملتقى مع الباحث الرئيس على أن يلتزم بنقل كافة المعلومات والتوجيهات والنتائج لبقية المشاركين.
14. تخضع جميع المشاركات للفحص من قبل متخصصين ومن قبل برنامج متخصص في الاستلال العلمي وستتم محاسبة من يثبت إخلاله بالأمانة العلمية أو تعمده مخالفة الشروط وسيحرم من المشاركة في الملتقى ويحال إلى لجنة ضبط سلوك الطلاب بالجامعة وستسحب منه الجائزة في حال اكتشاف المخالفة بعد إعلان الفوز.
15. يجب مراعاة تناسب جودة المشاركات المقدمة للملتقى والجهد المبذول فيها مع المستوى الدراسي (بكالوريوس أو دراسات عليا) للمشاركين وعدد المشاركين في الدراسة.
16. يتم التحكيم على مرحلتين هما: مرحلة التحكيم الأولي ومرحلة التحكيم النهائي.
17. تمنح شهادات المشاركة بالملتقى لكل المشاركات التي تجتاز مرحلة التحكيم الأولي، بينما تمنح شهادات الفوز بالمراكز الأولى والجوائز المالية والعينية بعد انتهاء مرحلة التحكيم النهائي.
18. تمنح جائزة أفضل كلية وهي عبارة عن جائزة مالية وعينية للكلية التي تتميز بتحقيق نسبة مشاركة عالية وتنوع مشاركاتها في مجالات الملتقى وتحصد أكبر عدد من الجوائز ويلتزم طلابها ومنسوبوها بمعايير وضوابط الملتقى.
19. يتم تحكيم المشاركات من قبل لجنة تحكيم متخصصة حسب كل مجال وتتولى اللجنة العلمية للملتقى فرز ومراجعة نتائج عملية التحكيم.
20. يلتزم المشاركون المتأهلون لمرحلة التحكيم النهائي بعمل عرض باستخدام القالب الموجود على موقع الملتقى عن المشاركة وتقديمه مباشرة أو عن بعد أمام لجنة التحكيم النهائي في المواعيد التي تحددها وتعلن عنها اللجنة العلمية للملتقى.
21. يلتزم أصحاب المشاركات الفائزة في كافة مجالات ومحاور الملتقى بعمل ملصق عن المشاركة باستخدام القالب الموجود على موقع الملتقى ليتم عرضه في المعرض الواقعي أو الافتراضي للملتقى خلال المهلة الزمنية التي تحددها اللجنة العلمية للملتقى.
22. يتم تقديم جوائز مالية وشهادات تقدير للمشاركات الفائزة بالمراكز الأولى في كل مجال ويتم الإعلان عن الفائزين على صفحة الملتقى وإضافة مشاركاتهم للمعرض الافتراضي للملتقى.